「仕組みづくりってどうやってやるの？」
「社員のスキルがバラバラで困っている」
「仕組みづくりのメリットが知りたい」

このようなお悩みをお持ちの方もいるのではないでしょうか？

仕組みづくりを行うと、特定の社員に業務を依存している状態を打破できます。誰でも一定の成果を出せるようになるため、業務効率が上がり、売上アップも可能です。

仕組みづくりで業務効率や生産性を上げたい方は、ぜひ最後までお読みください！

仕組みづくりとは誰でも成果を出せる方法を構築すること

仕組みづくりとは「いつでも・どこでも・誰がやっても」同じ成果を出せる方法を構築することです。

たとえば一人の社員がやっていることを他の社員もできるようにしたり、手作業の仕事を自動に切り替えたりするなどが、仕組みづくりに当たります。

仕組みづくりをすると効率よく仕事ができるようになるため、生産性が向上します。企業規模や仕事内容など、自社の現状に合わせて、適切な仕組みを構築していくことが大切です。

仕組みづくりを行うメリット4選

仕組みづくりを行うメリットは、以下の4つです。

1つずつ見ていきましょう。

1. 誰でも同じような成果が出せる

仕組みづくりを行うと、スキルや実績にかかわらず誰でも一定の成果が出せるようになります。

現在、優秀な社員に多くの仕事を任せているケースもあるでしょう。しかし特定の人が業務をすべてこなしていると、他の社員は成長できません。

万が一優秀な社員が体調を崩して休職したり退職したりすると、業務を引き継げる人がいなくなります。業務が滞るため、社内全体のスケジュールに遅れが生じることで売上に影響が出るでしょう。

しかし仕組みづくりをしておけば、誰でも業務を行えるため、社内全体に与える影響を小さくできます。

2. 自社の資産になる

仕組みづくりの一環で作成したマニュアルやルールは、自社の資産として残ります。マニュアルやルールは口頭で伝えるよりも正確性が増すため、確実に業務を引き継げる点もメリットです。

仕組みづくりを行う際は、マニュアルやルールを作成し、いつでも誰でも確認できるように書面やデータで残しておくことが大切です。

また業務を進めていく中で、仕組み自体を変える場合もあるでしょう。

マニュアルが古いままだと、新入社員などが間違ったまま業務を進める可能性があります。変更を社内へ告知することによって、社員がきちんとマニュアルを見直す癖を定着させていきましょう。

3. ミスを防止できる

仕組みづくりをしておけば、ミスの原因を特定しやすくなります。マニュアルなどと照らし合わせて、どこでミスをしたのかが分かるため、改善策も練りやすくなります。

正しい改善策が取れれば、次回以降のミスが防げるでしょう。仕事においてミスはつきものですが、少ないに越したことはありません。

4. 自社の成長につながる

会社が成長していくためには、どんどん新しい業務に取り組むことが必要不可欠です。仕組みづくりで業務をマニュアル化すれば、仕事をより効率的に進められるため、自社が成長するための余力が生まれます。

たとえば、今までマネージャーなどがやっていた仕事を仕組み化して、若手社員に任せるとします。マネージャーは空いた時間で新しい業務に注力できます。新規事業の立ち上げや既存事業の拡大につながるでしょう。

一方、若手社員はワンランク上の新しい仕事ができるようになり、スキルアップが見込めます。

仕組みづくり推進のコツを5ステップで解説

仕組みづくりは、特定の社員に依存している状態から抜け出すために有効な手段です。そこで推進のコツを、以下の5ステップで解説します。

これから仕組みづくりを行う方は、ぜひ参考にしてみてください。

1. 仕事をすべて洗い出して分類する

仕組み化を行う前に、現在抱えている仕事をすべて洗い出して分析します。業務の「見える化」を行うのがポイントです。

仕事は以下の3つのタイプに分類しましょう。

分類方法は、企業の考え方や方針によって変わります。たとえば「見積書の作成」に経験や知識が必要なら「感覚型」。金額や項目など、いくつかの選択肢が決まっているのであれば「選択型」に分類できます。

実情に合わせて分類することがポイントです。

2. 仕組み化する仕事に優先順位をつける

業務を洗い出して分類したら、どの仕事から仕組みづくりを行うのか、優先順位をつけましょう。

仕組み化しやすいのは「選択型」と「単純型」です。

「たまに行う業務」は頻度が少ないため、やり方を忘れやすく思い出すのに時間がかかる傾向にあります。毎回上司や同僚に聞くよりも仕組み化してしまったほうが、効率的に仕事を進められます。

3. 責任範囲を明確にする

優先順位を決めたら、業務の責任者は誰なのかを明確にしましょう。責任範囲の明確化には、組織図の作成がおすすめです。

組織図とは自社の業務の整理をはじめ、誰がするべきなのかを構造的、視覚的にわかるようにしたものです。

組織図で現状を把握し進化させていくことが、仕組み化では重要です。

4. 仕組みを構築する

いよいよ仕組みを構築していきます。ステップ2で分類した業務で優先度の高いものからマニュアルやルールなどを作り、誰でも同じ成果を出せるようにしましょう。

仕組みづくりは「仕事のレシピをつくる」イメージです。

仕組みづくりのポイントは、新入社員やアルバイトなど仕事に詳しくない人が見ても、成果を出せるように作ることです。作成する際は、以下の6つのポイントを意識しましょう。

6つのポイントを押さえると、誰でも一定の成果を出せるようになります。

5. 定期的に改善する

仕組みづくりは、構築して終わりではありません。実際に運用してみて問題点や課題点があれば、改善することが大切です。

問題点を放置するとミスが発生し、誰でも一定の成果を出すのが難しくなります。問題が大きくなるとクライアントや顧客にも迷惑がかかり、売上に影響を及ぼす可能性もあります。

洗い出した後は改善策を練り、マニュアルやルールに反映していくことがポイントです。

なお、経営者が社員を育成していくには仕組みづくりと教育が必要です。教育ビジネスの考え方を取り込むことは、事業拡大のヒントになります。

ビジネスの教育化について興味のある方は、ぜひ小林正弥の公式LINEに登録してください。今なら豪華特典を無料でプレゼントしています。ぜひご活用ください！

＼ クリックして特典を受け取る ／

仕組みづくりでよくある2つの失敗

仕組みづくりでよくある失敗は、以下の2つです。

ぜひ参考にして、自社の仕組みづくりに活かしてください。

1. 「任せる」ではなく「放置」になっている

よく「仕組みづくりは若手社員に仕事を行わせること」と勘違いをして、放置してしまう経営者やマネージャーがいます。しかし「任せる」と「放置」は違います。

今まで経営者やマネージャーが行っていた仕事を別の社員に移しただけで、フォローアップを行っていなければ、仕組みづくりとはいえません。

任せる仕事に対してゴールをしっかりと設定し、一定の成果を出せるようになるまで見守るのが仕組みづくりです。

また他の社員に仕事を任せたあとは、発生する成果の差に着目することも大切です。問題の原因を見つけて解決策を検討し実行すれば、より良い仕組みづくりを行えます

2. 仕組みづくりがゴールになっている

仕組みづくりは、マニュアル作成やルールの策定などが主な業務です。マニュアルは、社員が一定の成果を出すために必要ですが、作成自体がゴールにならないように注意しましょう。

いくら質の高いマニュアルを作成しても、社員がきちんと理解し成果を出せなければ、仕組みづくりは上手く行きません。

結果を出すための仕組みづくりをするなら無駄なことをやめよう

仕組みづくりは、誰でも一定の成果を出して自社の売上を上げることが目的です。結果を出すためには、無駄なことをやめる必要があります。

具体的には以下の2つをやめましょう。

1つずつ解説します。

1. やる気がなく行動しない人に時間を使う

やる気がなく行動しない人は、あなたの時間やエネルギーを吸い取る吸血鬼でしかありません。あなたが良かれと思ってアドバイスをしても結局行動しないため、水の泡になるだけです。

やる気がなく行動しない人が社内にいる場合は、真っ先に環境を変えたほうが良いでしょう。

やる気があり行動する人にネガティブなエネルギーが伝染すると、モチベーションが低下し、本来のポテンシャルが発揮できなくなります。売上の低下にもつながるため、やる気がなく行動しない人に時間を使うのは、今すぐやめましょう。

2. 結果を出したことのない人の話に耳を傾ける

結果を出したことのない人の話に耳を傾けるのも、時間の無駄です。結果を出したことのない人の本質は「自己正当化」です。

たとえば太っている人がダイエットの知識を披露していても、結果を出していないため「聞こう」とは思いませんよね。結果を出していれば、痩せているはずだからです。

万が一知識を披露されたら「ありがとう」と一言笑顔で伝えて、速やかに退散するのがおすすめです。結果を出したことのない人は、教師ではなく反面教師として捉えましょう。

無駄なことを続けていると、穴のあいたバケツのようにあなたから大切なものが出て行ってしまいます。仕組みづくりにつながる行動を積み重ねていきましょう。

ぜひこの記事を参考に、成果を出せる仕組みづくりを行ってくださいね！

なお小林正弥の公式LINEでは「ビジネスに教育と仕組みづくりを取り込むことで事業を拡大する考え方」がわかる豪華特典をプレゼントしています。

業務の生産性向上に、ぜひお役立てください！

＼ クリックして特典を受け取る ／